株式会社リンクフローリストさまの導入事例

 ※オンラインによるインタビューを実施しました

「挑戦」し続けるチームには欠かせない!!
敏腕社長のコミュニケーションツール「Box」の活用

株式会社リンクフローリスト様は平成24年に設立、生花・花器の輸入や販売を手掛け、東京都内に複数の実店舗を構えオンラインでのWEB販売も行っているお花屋さん。全国の産地へ足を運び生産者へ直接交渉、鮮度と品質にこだわったバラをメインに、法人向け・個人向けの両方の販売網を持っています。
今回は、様々なアイデアを常に考えながら試行錯誤により挑戦を続け、従業員を引っ張る社長の中野様と、親会社であるSKYグループホールディングスの大塚様にお話を伺いました。

メールによる情報共有に限界を感じて

Boxを導入する一番のきっかけは何でしたか?

(中野様)
花屋の店舗と本社をつなぐ共有サーバがなかったことで、
これまではメールが情報連携の手段でした。でも利用しているメールシステムの制約で、重たいファイルを送ると課金される仕組みになっていて、運用ルールの中で「××の容量以上のファイルはダメ」と決められた中で利用していました。もう少し情報連携がうまくできないのかなと何となくは思っていて、潜在的な課題認識はありました。そこに今回のコロナ禍をきっかけにして、店舗の休業と従業員のリモートワークが余儀なくされたんです。今後の対策を一人ひとりが検討し、その検討したことを情報共有していく中でよりメールによる情報連携の不便さを痛感し、Boxの導入検討が本格化しました。最初はお付き合いのあるシステム会社からBoxの紹介を受けて、その導入サポートをするジェイエスキューブを紹介いただいた、という経緯です。

Box導入を検討する中で、他にも見えてきた課題はあったのでしょうか?

(中野様)
実は検討の中でいろんな不都合があったことが見えてきたんです。
例えば、毎日、売上日報を各店舗から本社へメールで送付していたり、商品開発のアイデア出しを全従業員が担当制で実施しているのですが、アイデアの参考とした写真データや作成した企画資料もメールで関係者に共有したりと、メールによる社内コミュニケーションが意外に多かったんです。
また、当社には管理部がありません。労務管理や給与計算に関しては外注しているため、外部の方とのファイル授受や確認等のやり取りもすべてメールを使用していました。
何度も発生するやり取りや、資料の再送など、送り手も受け手も効率が悪いことに気づいたのです。

(SKY大塚様)
ホールディングの立場では、全グループ会社がアクセスできる共有サーバを管理していました。今回中野からBoxの紹介を受け、
クラウド環境であることのセキュリティ面が気になりましたが、実績面では申し分なく、仕組みを知るほどに不安は解消できました。また導入検討にあたりメリデメを改めて検討したのです。
共有サーバはまず維持のためには人手が常にかかります。事務所停電の時には電源を落としに出社しなければいけないですし、日の当たる場所を避けるなど置き場所も気を付けなければいけない。そしてサーバの入れ替えが必要な時には、更新や再構築、そして立ち合いにもコストがかかる。一方で情報セキュリティ面を考慮すると画一的なアクセス制限を余儀なくされ、結局はグループ会社との資料のやり取りにメールを多用しているので、わざわざ共有サーバのフォルダへ格納する手間も発生していました。
これらすべてが解消されるだけで、もうBoxを導入するメリットがありすぎるのでは、くらいに考えました。


社内コミュニケーションがアイデア創出のきっかけに

Boxを使ってみて感じたことは何ですか?

(中野様)
とにかくタイムリーになりました!」重いファイルを送るのにいちいち気にしなくてよくなりましたし、複数のファイルを送るのも、資料の更新ごとにファイルを添付して送るなどの手間もなくなり、事務効率はとても上がりました。また、店舗販売とWEB販売の両方を扱い、それぞれに関わる部署が異なるため小規模で密な連携をしてきたつもりでも、実は「自店舗のことは知っているけどWEB販売のトレンドはわからない」などセクショナリズムな情報格差が発生していました
Boxを通じて、情報アクセスへの物理的な制約がなくなったことでより当社のことを俯瞰的に知ることができ、商品開発のアイデア創出にも期待できるようになりました。企業規則等の文書をBox環境にすべて移行したことで、従業員にとってもアクセスしやすい環境ができたと思います。
(SKY大塚様)
情報を取りまとめる側からすると、
あれほど手間をかけていた資料の取りまとめがすっきりと楽になりました。例えば、複数のグループ会社から月次報告を求める際には、共有サーバの指定フォルダにファイルを格納してもらうことはこれまでもしていました。しかし、ファイルを更新するたびに別のファイルを作っていると、結局最新ファイルがどれなのか探す手間が発生したり、挙句にわからなくなってしまったりしましたが、それが一つで済むこと。履歴もバージョン(世代)も管理できる、そして何より感激したのは、作りかけのファイルが突然落ちてデータが消える、なんて虚しさがないんです(笑)。Excelファイルを作っているときに自動保存されていくので、作っていたデータが消えちゃう心配もなくなりました。あの虚しさは…本当に辛いですよね!
またメールを使った情報共有をしていたときは、
メールに添付されたファイルを一度デスクトップに置いていましたが、その必要もなくなりました。デスクトップ上にデータを置くことはセキュリティ面でも心配ですし、また事務効率としても手間が発生し、なおかつデスクトップがデータであふれるともう収集がつかなくなります。セキュリティ面と効率面の両方からみて安心で便利だなと実感しています。

今後は社内ではどういった場面で活用されることを期待しますか? 

(SKY大塚様)
現在は導入してまだ1年なので、もともとBoxに興味をもっていた中野がいるリンクフローリスト社が全社活用をしています。他のグループ会社は月次報告等の共有に必要な担当者のみを決めてアカウントを発行しており、Boxの用途をかなり制限して利用しています。
情報セキュリティ面でも申し分なく、また事務処理上の利便性やコミュニケーションの活性化等、リンクフローリストでの実績を見ながら今後はこの利便性を認識し、
よりグループ全体に用途を広げて活用したいと考えています。

やりたいことは盛りだくさん

今の課題はなんでしょうか?

(中野様)
WEB販売は好調な一方で、お客さんの反応が見えづらいことが問題としてあります。リピート・固定客を増やしていくことは課題の一つです。
一度ご利用いただいたお客様にまたご利用いただくためにも、お客様のライフサイクルに合わせた商品提案やご利用の背景にある情緒的な価値を理解できることはとても大事だなと思います。また、私たちとお客様の関係性だけではなく、お客様同士のコミュニティづくりを私たちが中心になって作ることで、花のある生活をより身近に感じていただけるのではないかとも考えています。

生産農家や市場から仕入れるバラは年間数十万本に上る

\店舗訪問/
プレジュール大丸東京店の金澤店長へお話を伺いました!

自己紹介をお願いします。

東京大丸店の店長をしています金澤です。これまで、新橋店や本社業務のアシスタントを経験し、こちらの店舗で4年ほどです。東京駅という立地柄、プレゼント用の個人の方の来店と合わせて、近隣の法人の方のご依頼も多く受けます。店舗では、オンラインでのWEB販売のような手軽さに代わって、お花を直接見て触れて、お客様のご要望に合わせたカスタマイズができますので、こだわりのあるお客様にとってもご満足いただけるよう心掛けてご提供しています。

Boxを使ってよかったと思う業務はなんでしょうか?

大きく3つあります。まず1つ目は、日々の売上日報やお花のオーダーシートの管理・共有です。これまでファイルは手元のパソコンに管理しつつ、メールで共有していたので二重管理や共有の手間がありましたが、同じフォルダ・ファイルを共有することで管理も一元化され、煩雑なファイル管理や共有の手間が一切なくなりました。2つ目は教育・研修等で使用する資料の共有です。ロールプレイング資料などもいつでも閲覧できる環境に置き、一元的に管理できるのはとても利便性が高いです。そして3つ目は、USBデバイスで資料を保管する必要がなくなったことです。なくなったらどうしようとか、ファイルがみられなくなったらどうしようといった不安がありました。今では、USBデバイスへファイルを保存する手間も持ち歩く必要もなく、簡単にスマホで資料を閲覧することができるのでとても便利で且つ安心しています

Boxへの抵抗はなかったですか?

正直、導入当初は面倒な気持ちもありました(笑)。花屋さんっていうと、お花を手で触れて販売するものという習慣もありますし紙文化も色濃く残っていましたので、WEBやクラウドといったキーワードには少し拒否感もある方が多いのではないのかなと思います。結局は、使っていくことでその利便性ゆえに慣れていくと、今ではとても便利なツールとして活用できています。もっと使う場面を増やしていけるのではないのかなとも思っています。
出産を機に一度退職をされたあと縁あってまた同社に戻られ、育児と仕事を両立される中、本社と店舗の複数の業務を経験されてきた金澤様にお話しをお伺いしました。
中野社長も仰っていたBox導入のメリットを店舗の方も同じように感じられていたこと、世間の働き方改革の先を行く企業として子育てと仕事の両立が可能な組織風土に、風通しの良さを感じました。

単なる「月額利用サービス」だけで終わらない、
Boxパートナーの活用

今回お話をお聞きした社長の中野様は、笑顔が絶えない表情の中にエネルギッシュさを感じる方でした。従業員の皆さんが「商品開発」を順番に担当されていることや、グループ内における事業会社であることの意識と、管理業務を原則アウトソーシングしたり、クラウドシステムを積極的に活用したり、まさに「挑戦」の言葉がお似合いの方です。そんな中野様を横で見守り、とても懐の深さのある大塚様とのやり取りには、グループ間のコミュニケーションの良さを感じました。

ジェイエスキューブに今後期待すること

インタビューの中で中野様が「お花を売ること」にこだわりを持たれていると感じ、Box活用は事務効率の向上に貢献しているが、もう一つ、収益向上に貢献できることがないかいくつかご提案させて頂いたところ、「収益改善でも活用できるなんて全く思ってもみなかった」とのお言葉を頂戴しました。
その背景は2つ、1つ目はBoxの機能についてまだ多くをお伝えできていないため利用場面が限られていること、2つ目は当社がシステムの利用提供と合わせた、その後のフォローアップによる利用促進サポートに至っていなかったこと。まさに「モノ」から「コト」へ。
ビジネスモデルをお伺いすると、現在はBtoBよりもBtoCが伸びており、またWEB販売が好調とのこと。傾向としても男性客が多く、WEB販売では8割の方が男性のようです。
そこであるBox利用ユーザーで、お客様とのコミュニケーションを深めリピーターを獲得するためにBox活用をされた事例をお伝えしたところ、「そんな使い方があるんだ」と驚かれていました。
私たちから情報発信をしていくことで、お付き合いの仕方も広がり、しいてはご利用ユーザー様の潜在的な課題を共有し解決への糸口を見つけることができる、そんな双方にとってWin-Winな関係構築ができるようにしていきたいと思いました。

本日はお話いただき、誠にありがとうございました。

株式会社リンクフローリスト様のWEBサイトは、こちら→ https://www.link-fl.co.jp/

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