働き方改革やテレワークの推進で、ワークスタイルの変革が迫られています。クラウドストレージ「Box」で日々の業務はどう成長するのか？Boxだからこそ実現できる革新的な仕事効率アップ術を紹介します。

ニューノーマル時代の働き方を叶えるクラウドストレージ「Box」

コロナ禍によってテレワークが一気に浸透しつつあります。かくいうわが社も緊急事態宣言をきっかけに、テレワークへ大きく舵を切り始めた企業の一つです。テレワークでは「Box」に代表されるクラウドストレージは必須。フル活用してあらためて実感したメリットは、部署内の仕事がチームメンバー同士で共有しやすく、他部署やお取引先とのやりとりもスムーズであること。Boxによって社内のチームワークや仕事効率が高まり、社内活性化にもつながったのです。

活性化の理由は、これまで個人PCで完結していた業務が、Boxのクラウドストレージ上で「見える化」「共有化」「一元化」されること。誰が何をやっているか、業務がどのステイタスにあるかが一目瞭然で、共同作業がしやすくなります。その結果、チーム内の情報共有、業務の引き継ぎ、お客さまからのお問い合わせ対応がこれまで以上にスムーズになっています。

スマートフォンやタブレットの登場は、私たちの暮らしや仕事を飛躍的に快適かつ便利にしてくれました。もうこれらのデバイスがない生活は想像できません。Boxというクラウドストレージもまた、私たちの仕事に欠かせないインフラとなっています。なぜなら、みんなが働きやすくなり、業務効率が上がることで、社員の生産性と満足度が高まるシステムだからです。Boxで私たちの業務プロセスはどう進化したのか――Box仕事効率アップ術（基礎編）をご紹介しましょう。

働き方はもっと進化する！ Box仕事効率アップ術（基礎編）

「Box」とは、個人のPCで閲覧・編集していたファイルがクラウド上で共有できるクラウドストレージ。社内・社外を問わず、いつでも・どこでも仕事環境にログインでき、ファイルの共有や共同編集が可能になるDXの強い味方です。

①   いつでも、どこでも閲覧・編集できるシームレスな仕事環境が実現

クラウドと聞くと、いちいちウェブにアクセスしてファイル管理しなければいけないと思われがちですが、「Box Drive」はデスクトップアプリケーションなので、これまでお使いのWindowsのエクスプローラーやMac Finderから簡単操作できます。実際のデータはクラウドで一元管理されるので、デバイス・シーン・場所を選ばず、いつでも、どこでもデータを活用できます。さらに「Box Edit」では部署内や社外メンバーに閲覧・編集権限を広げることができるので、共同編集もスムーズ。提案書なども部内の確認・修正がしやすく、お客様のお問い合わせ時に担当者が不在でも即座に対応できるようになりました。

②　添付ファイルはもはやマナー違反?! 共有リンクで一発解決する

暗号化ファイルを添付したメールを送信し、パスワードを後送する手順（PPAP）は、セキュリティの問題が指摘されています。すでに大手ITベンダーでは添付メールを禁止し、クラウドストレージを活用するのが常識になりつつあります。そもそも1日に大量に行き来する添付ファイル付きメールで、サーバーの圧迫に悩まされている企業も少なくないのではないでしょうか。Boxは容量無制限なのでサーバーを圧迫する心配はないのですが、よりスマートで安全なファイル共有の方法は知っておきたいもの。Boxならファイルを共有設定にして、URLを相手に送るだけで一発解決。ログイン段階でセキュリティが確保されているので、暗号化ファイルのメール送信より安全です。

③　Box Notesで、会議の発言やプロセスが「見える化」できる！

リモートでの会議やミーティングでフル活用しているのが「Box Notes」です。Box Notesは、複数人が同時にドキュメントを編集できるメモ帳ツール。Box Notesにアジェンダを書き入れておき、参加メンバーはそこに自由に指摘やコメントを書き入れていくことができます。論点や課題がリアルタイムに整理されていくので、会議の密度がぐっと高まっています。チャット機能もあるから、意思疎通もスムーズ。Box Notesを使うと、議論がつねに「見える化」されるので、結論や解決策を導き出しやすくなります。長引きがちだったわが社の会議も、時間内にサクッと終わるようになりました！

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なぜ、Boxは選ばれるのか？使って見えてきた２つの理由

Boxは、全世界で約97,000社（米Fortune500の約68%の企業）が活用するクラウドストレージで、ビジネス領域では世界トップを独走しています。政府機関や金融機関でも利用されており、セキュリティの高さでも折り紙付きなのです。

数あるクラウドストレージの中で、Boxはなぜ選ばれつづけるのでしょうか？　選ぶ企業の側に立つと、2つの大きなメリットが見えてきました。それは「セキュリティの高さ」と「アクセス権限設定のしやすさ」。

Boxは2005年のサービス開始以来、大きなセキュリティ事故を一度も起こしていません。もともと企業向けに始まったサービスで、高度なセキュリティ制御や脅威検出、情報ガバナンスを備えた信頼あるプラットフォームを構築しています。また、情報漏洩を防ぐためには、社内における「アクセス権限設定」も重要です。Boxは権限制御が細分化されていて、誰が閲覧できるか、誰が編集できるか、きめ細かなアクセス権限設定ができます。また「誰が、何をしたか」というログもしっかりと残ります。

企業がクラウドストレージを選ぶにあたり、使いやすさとセキュリティの両立は必須条件です。とりわけ企業にとって「情報」は人材と並ぶ最重要資産。しかもお客様の大切な情報を預かっている立場でもありますから、Boxを導入している企業は信頼を得やすいのです。また、社員一人あたりの業務の幅が広い中小企業においては、業務の効率化・シンプル化が進み、社内のDXが実現すること間違いなしです。

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