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【DX実現!】働き方改革のBox仕事効率アップ術(基礎編-2)業務効率化

前回の「Box仕事効率アップ術(基礎編-1)」で、テレワーク中にも関わらず“社内活性化”が進んだわが社。今回は各個の社員のポテンシャルを高めて、会社を元気にするBox流・働き方改革のノウハウをご紹介します。


目次[非表示]

  1. 1.社員の働きやすさを叶える、3つのBox活用テクニック
    1. 1.1.①5G時代対応!多様なファイル形式のプレビューができる
    2. 1.2.②「コレクション」で、ファイル整理を自分流カスタマイズ
    3. 1.3.③「Box Notes 」でリモート下でのコミュニケーションが活性化する!
  2. 2.中小企業に選ばれる3つのBox導入支援メリット


社員の働きやすさを叶える、3つのBox活用テクニック

Box仕事効率アップ術(基礎編-2)では、社員の働きやすさを高める「業務効率化」を掘り下げていきます。業務効率化では、知らずしらずのうちに費やしている“小さなムダ”を摘みとることが大切です。たとえばファイル検索や整理。膨大なデータの中から、ファイルを探す時間は1日5分程度としても、1年で30時間にものぼります。また、チーム作業も、日頃の意思疎通が効率や成果に大きな影響をおよぼします。こうした業務効率化の課題に応えてくれるのが「Box」なのです。


①5G時代対応!多様なファイル形式のプレビューができる

5G時代の到来にともない、世の中のデータ流通量が加速度的に増大し、ビジネスシーンにおいても大容量ファイルのやりとりが増えています。これまで大容量ファイル送信は、zipファイルに圧縮して「ダウンロード→解凍→閲覧」のステップが必要でした。この作業はもはや前時代的になるかもしれません。なぜなら、「Box Content Preview」を使えば、プレビュー機能で大容量ファイルをダウンロードせずに開くことができるからです。

プレビューでファイル閲覧できるから、ファイルの保存も解凍作業も不要。PCのデータ容量を食わないので、ファイル整理の手間も不要で、つねに最適なPC作業環境が維持できます。

さらに、Box Content Previewの強みは、ほぼすべてのファイル形式をサポートしていること。Microsoft OfficeのWordやメモ帳などテキストファイルはもちろん、PowerPointなどのプレゼンテーションファイル、png、tiffなどの画像ファイル、音声ファイルやビデオファイルなどがストレスなく、セキュアにプレビュー可能です(一部契約プランによるファイル形式の制約あり)。ちなみに、500MBまでのファイルに対応可能で、ビデオファイルに関しては最長3.5時間までプレビューできます。動画や音声、3Dなどリッチコンテンツが求められる時代に適応したサービスなのです。



②「コレクション」で、ファイル整理を自分流カスタマイズ

もう一つ、Boxで業務をスピードアップさせるテクニックをお教えしましょう。それはBoxの「コレクション」機能活用です。コレクションとはBoxアカウント内でコンテンツを“グループ化”できる機能です。

たとえば、顧客売上の月次報告資料を作成する業務を任命されたとします。いくつもの報告項目を埋めるには、顧客ごとの売上管理表、年間営業計画、月例会議アジェンダなど、さまざまなフォルダやファイルを横断的に開いて、データをかき集める必要があります。

あちこちのフォルダを開けてデータを集める作業は面倒! この作業をショートカットするために「コレクション」が使えるのです。手順は次のとおり。

必要となるファイルを、コレクション機能で「月次報告資料」という名称で“紐付け”します。こうしておけば、月末に月次報告資料を作成する際は、コレクションの「月次報告資料」をクリックすれば、必要となるファイルがすべてリストアップされる状態になり、ファイルアクセスが格段にスピードアップします。

さらにコレクションがすぐれているのは、リンクでリストアップされるのでファイルコピーの必要がないのです。報告書や提案書を作成する際、元データをたどれるように関連資料としてファイルをコピーしてフォルダに格納することが多いと思います。コレクションはいわば“リンク集”なので、コピーファイルをやたらと増やすことなく、最新版のファイルが一元で管理・閲覧できます。

ちなみに、コレクションは他のBoxユーザーに共有されず、自分だけに表示されるので自分が使いやすいようにカスタマイズすることができます。



バラバラに点在するファイルをキーワードで串刺し。一発で閲覧&アクセスが可能な「コレクション」機能


③「Box Notes 」でリモート下でのコミュニケーションが活性化する!

テレワークが本格化し、次の課題として浮上してくるのは「社内コミュニケーション不足」です。わが社でも、会社に出社せずとも仕事が進められて、一時には効率化が進んだように見えました。しかし、しだいに言葉のとらえ方やチーム内の意思疎通のズレなどが浮上し、かえって非効率を生む場面も出てきたのです。

そこで始めたのが「Box Notes」でのブレスト・コミュニケーションです。通常の会議とは別に、たとえば「ウィズコロナ時代にオフィスにあったらいいものは?」などのテーマで、Box Notes上で社員同士がゆるく会話できる場を設けたのです。リアルタイムでつながり、発言が可視化されるので、どんどん意見が沸き上がり、チームメンバーのコミュニケーションにとても有意義なものとなりました。



リモート環境下だと、人によってはチームへの参加意識が薄れたり、発言を遠慮してしまいがちです。しかし、Box Notesを単なる会議ツールでなく、日常的なコミュニケーションの場、意見交換の場としても活用することで、リモートでの参加や発言のハードルを下げて、社内の一体化や意見共有が図れたのです。

Box Notesを使ったブレスト・コミュニケーションのおかげで、日常業務もスムーズになり、新しいことに挑戦していこう!という社内気運の醸成にもつながったと感じています。


中小企業に選ばれる3つのBox導入支援メリット

クラウドストレージ移行を検討する中小企業の皆さまに、ジェイエスキューブが選ばれてきた理由は〈一貫サポート・多様なソリューション提供・教育サポート〉の3つにどこよりも力を入れているからです。

さまざまな社内事情で、クラウドストレージ移行になかなか踏み切れないという中小企業も少なくないと思います。ジェイエスキューブならば「これはわが社でぜひ使ってみたい!」という機能に絞ったスモールスタートからBoxを始められます。

新たなシステム導入にあたっては、情報セキュリティ面も気になるところですが、Boxは全世界で約97,000社(米Fortune500の約68%の企業)が活用するクラウドストレージで、ビジネス領域では世界トップを独走しています。まずはこちらから、皆さまのお悩みを私たちにお聞かせください!


Box仕事効率アップ術(基礎編-1)社内活性化

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