株式会社岡本紙文具店さまの導入事例

次の150年へ
データで信頼を勝ち取る老舗企業

創業は明治5年(1872年)、2022年には創業150年を迎えられます。創業当時は近隣地区の寺社へ紙(トイレ用、障子用、習字用)、筆、墨、硯を納入されていたことが事業の始まりですが、社会の変化に合わせ、現在ではオフィスにまつわる様々な商品・サービスを提供される老舗文具店です。
今回は、そんな老舗企業にIT革命をもたらし、次の150年を見据えながらお客様から信頼される企業となるため会社経営をされている、岡本光正代表取締役社長にお話を伺いました。

ファイルサーバを自前で管理することの不安

Boxをお知りになったきっかけは何ですか?

同業者との取り組みの中で1年に1回カタログを発刊しています。EPS形式の解像度が高く容量の重いファイルを印刷会社とやり取りをするのですが、Eメールでは到底できず、媒体で受け渡しも手間がかかっていました。その時に、他社が利用しているのがboxでした。一目見て、これはとても便利だなと感じました。

すぐにBoxを導入することになったのでしょうか?

いえ、一方で、過剰投資になるのでは、との懸念もありました。
日々の業務を考えたときに、例えばクリアファイルに名入れをするお客様のロゴをもらうなど、一回の受け渡しで済むことや容量もそこまで重くないため、Boxを活用するほどの頻度やボリュームがありません。また当社の営業は、お客様に直接訪問することが多かったため、データのやり取りを効果的に行うITツールのニーズも現場からは特段なく、優先順位は高くありませんでした。

ただ、ファイルサーバをハードディスクとして物理的に管理する不安はずっとありましたある時ふと横に置いてあるサーバを見ると、ホコリだらけだったんです。当社には情報システムの担当者がいないため、私がシステム設計・構築をしていたのですが、早くこのハードウェアのしがらみから解放されたかった。データが消えないようミラーリングをしてしっかり対策をしていると思っていましたが、いつデータが消えるのか、不安でしょうがなかったですかね。Boxを導入して本当にすっきりしたというか、不安が解消されました。

Boxで変わったデータのアクセス効率と重要性

Boxの活用状況はいかがですか?

導入目的であるファイルサーバとしてはしっかり根付いて活用され始めてきたと感じます。今は営業などの一部の社員が使用していますが、個々のパソコンのスキルやITリテラシーにより浸透状況もさまざまなため、まだまだ使い方は基本的な機能だけです。今回のコロナ等の影響により、Boxであれば社外のどこからでも資料にアクセスできるため、場所に縛られずに仕事ができるようになったんだと考えて今後よりよい活用を進めていきたいと思います。

軽減税率適用のタイミングで、基幹システムもクラウドサービスへ入れ替えをしました。Boxの時もそうでしたが、新しいシステムや仕組みは、これまでの融通の利くカスタマイズであったり、慣れたインターフェースであったりと異なるため不満はでました。ただ、「いつでもアクセスできる」「災害が起きてもデータは安全」という
データ保管の重要性をBoxを導入してから社員が実感できていたため、思いのほかスムーズに受け入れてくれたと思います。

今後は社内ではどういった場面で活用されることを期待しますか? 

例えば、今は営業担当は数名、フロアも一緒なので案件の動向確認や相談事などはすぐにできる。一方でそういった情報を記録に残していくことで、過去の成功した案件を別の案件に当てはめたり、競合の情報をしっかり蓄積して営業担当同士が情報共有・活用することにつながってくると面白いと感じています。
あとはいまだに残っているのがFAXで、そのままBoxへ格納ができれば、わざわざそのために出社する必要もなくなるため制約をなくしていくという意味では必要だと思っています。

取引先やパートナーとのやり取りにはBoxを活用されていますか?

実は、私たちの業界では、そこまでBoxが活用されていないと感じます。大手メーカーの方ともよくやり取りをしますが、添付メール+パスワード(※2.2.②添付ファイルはもはやマナー違反?! 共有リンクで一発解決する)が主流のようです。 ある大手メーカーの方とのやり取りでは、こちらから連携したBoxのリンクURLへ先方がアクセスできなかったため、別の対処方法を相談したところ、「CDに書き込んで郵送してほしい」と依頼を受けました。これには正直参りました。セキュリティポリシーによって考え方はあるのでしょうが、時代に逆行しているというか。とは言え、セキュリティ面での考え方では学ぶことも多く、セキュリティアンケート等を通して振り返ってみると、「言われてみると確かにそういうリスクもあり得る」といった気づきを得られることもあります。日進月歩のITを、取引先と一緒に常に学ぶ姿勢を大切にしたいと思います。

いい意味で覆された固定観念

リモートワークは職種によって難しい場合もあります。営業担当は、お客様の時間に影響を受ける場合も多く、当社では原則時短勤務を取っています。リモートワークを否定しているわけではなく、これからのニューノーマル時代には、むしろ半ば強制的にリモートワークを推進していくことも必要だと感じています。

先日某筆記具メーカーの方とお話をしていた時のことです。毎年展示会へ出店し新製品を紹介していたのですが今年はコロナの影響からオンライン開催となったとのこと。オンラインで実施してみたところ分かったのは、商品の質感や、文具であれば例えば書き味等がわからないのでなかなかお客様へ伝えられない。そこで次回以降もオンラインとなった場合には、サンプルを事前に手元に届け、オンラインと合わせて実施することも検討しているとのことでした。今後もこのような融合、新しいやり方は増えてくると思います。
当社でいえば、必要なカタログ等の資料をすぐ後ろのキャビネットに保管して「会社の自席が一番効率的に仕事ができる場所」と認識していましたが、
Boxを利用することでわざわざ会社に来なくても仕事ができるようになったので、例えば土日は会社に来ないで仕事をしようと思うと、仕事のやるべきことを絞ることができて、より効率が増すことも実感しています。何でもすぐ手元にある環境で仕事するだけではなく、環境を制約することでその中で最大限仕事をしようとする、そんな意識が働くのかもしれません。
それは、場所を変えることだけではなく、服装を変えることや、コーヒーを飲みながら仕事をしてみること等だけでも十分に仕事に変化を与えてくれるものかもしれません。

会社の信用力を高めること

Boxの更なる活用と期待することは何でしょうか?

私が経営で一番気にかけていることは、会社の信用力です。お客様からの信用・信頼がなければ、私たちのような中小企業は安定した事業を展開することはやはり難しいと考えています。
今回導入したBoxは、まさにその信用力を高めるために必要なものです。時に、言った言わないなどの場面にならならないよう、経営上のリスクを最小化することで、お客様に安心していただくことができますし、どのような時も正確な情報をもって判断をすることもできます。それは
私たちにとって、しいてはお客様にとってもフェアであり、経営の真の強さを表すものです。そのためにデータは信頼たるよう我々の責任として、災害等がおきても大丈夫なようしっかり守る必要があると考えており、BCPの一環です。
現在電子署名の普及が活発になっています。こういった認証機能がシステムログとしても担保されるようになってくると、より日々の業務で発生するリスクも軽減されてくると思います。今後、boxを含め様々なシステムやサービスがどのように連携しどのように機能提供されてくるのか、とても楽しみですし、
ジェイエスキューブさんにはそういった新しいこと、こんな使い方もあります、みたいなことをこれからも情報提供してほしいと思っています。

本日はお話いただき、誠にありがとうございました。

株式会社岡本紙文具店さまのWEBサイトは、こちら→ https://www.ok-bungu.co.jp/

 

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