働き方改革によって、テレワークをはじめとする多様な働き方が広がっており、それに伴いビジネスにおけるコミュニケーションの手段も変化しつつあります。

近年では、働き方改革やコロナ禍での非対面・非接触の推奨によって、社内外のコミュニケーションにICTが活用されるようになっています。そのICTツールの一つとして挙げられるのが、Web会議ツールの“Zoom”です。

テレワーク採用やコロナ対策のためにZoomの導入を検討しており、「どういったメリットや注意点があるのだろう」と疑問を持つ担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Zoomの概要や導入メリット、導入時の注意点について解説します。

Zoomとは

Zoomとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを使用して、オンライン上でコミュニケーションを取れるクラウド型Web会議ツールです。

端末に搭載されているカメラやマイクを利用して、遠隔地にいながらオンライン上で映像・音声をやり取りできることが特徴です。

事前にアカウントを登録する必要はなく、インターネット環境さえあれば、端末から招待URLにアクセス、またはミーティングIDを入力するだけでスムーズに参加できます。UI（User Interface：ユーザーインターフェース）もシンプルな設計となっているため、直感的に操作しやすく、ハードルを感じることなく導入できると考えられます。

また、Zoomにはビジネスに役立つさまざまな機能が搭載されています。

▼Zoomの主な機能

• 1対1から大人数までのWeb会議機能
• 画面共有機能
• ファイル共有機能
• チャット機能
• レコーディング機能
• カレンダーの連携
• バーチャル背景・外見補正機能

このように、オンライン通話以外にも複数の機能が備わっており、Web会議だけでなく、商談や採用面接、研修などさまざまなビジネスシーンで活用されています。

Zoomを導入するメリット

Zoomを導入することで、企業活動においてさまざまなメリットが期待できます。ここでは、Zoomの導入メリットをいくつか紹介します。

①業務の効率化

Zoomを活用すると、遠隔地にいながらオンライン上で会議や商談を行えるため、業務を効率化できるといったメリットがあります。

Zoomは、独自の高データ圧縮技術が採用されており、モバイル回線でも安定して高画質・高音質を利用できます。

そのため、オフィスの会議室に集まったり、取引先の会社に訪問したりすることなく、自宅や外出先で商談・会議をスムーズに実施できます。その結果、移動にかかる時間を削減して、業務効率の向上につなげられます。

②多様な働き方の促進

オフィス外での多様な働き方を促進できることもZoomのメリットです。

Zoomを活用すると、オンライン上で顔を見ながらのコミュニケーションが可能です。ほかのチャットツールやクラウドツールと併用すれば、これまで対面での商談・会議が必要だった職種においても、テレワークのような柔軟な働き方が可能になります。

また、会社に通勤できるエリア以外から業務できる環境を整備することで、地域を絞らない求人募集が可能となり、より幅広い人材の確保が期待できます。

③コミュニケーションの円滑化

Zoomのメリットとして、接続の安定性や充実した機能によって、Web上であっても円滑にコミュニケーションを取れる点も挙げられます。

Zoomは、通信の安定性を確保するために、データ量を少なくして通信できるよう設計されています。そのため、大人数で会議を行う場合においても、比較的安定した映像・音声のやり取りが可能です。

また、録画・録音、データの共有、ホワイトボードなどの機能が備わっているため、実際に顔を合わせる会議のようにコミュニケーション・情報伝達を行えます。

このように、メールや電話だけでは伝わりにくい情報の意思疎通を図れることは、映像・音声のやり取りができるZoomのメリットといえます。

Zoomを導入する際の注意点

Zoomの導入にあたっては、次の2点に注意が必要です。

事前にメッセージを送れない

Zoomは、Web会議に特化したツールです。通話中でなければメッセージを送受信できないため、事前に相手方とスケジュールを確認したり、資料を共有したりすることはできません。

Web会議や商談などの場面において、事前のやり取りが必要な場合には、ほかのチャットツールを使用する必要があります。

時間や人数に制限がある

2022年7月15日より、Zoomの無料ライセンス契約の場合、参加者2名の会議の場合でも、40分の時間制限がかかるようになりました。

1対1の会議のほか、グループ会議、パーソナル会議など、1回40分を超える長時間の会議を頻繁に行う場合には、プロ以上の有料アカウントにアップグレードするか、アカウントの管理者に時間制限を解除してもらう必要があります。

また、無料とプロアカウントでは、会議に参加できる人数の上限が100人までとなっています。100人を超える大人数の会議やセミナーを行う場合には、有料のビジネスアカウントにアップグレードするか、参加者定員を増加できるオプションの追加が必要です。

まとめ

この記事では、Web会議ツールのZoomについて、以下の内容を解説しました。

• Zoomとは何か
• Zoomを導入するメリット
• Zoom導入時の注意点

Zoomは、オンラインで映像や音声をやり取りできるクラウド型Web会議ツールです。インターネット環境があれば、場所・端末を問わずに利用できるため、業務の効率化や多様な働き方の導入、コミュニケーションの円滑化といったメリットが期待できます。

ただし、通話外でメッセージのやり取りができないほか、アカウントの種類によって通話時間や参加人数の制限があることに注意が必要です。

職場での働き方改革の促進や、コロナ禍での営業活動の継続のために、Zoomの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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