創業から約50年、株式会社ジェイエスキューブは2020年のコロナ禍でリモートワークを導入しました。その実現までの道のりを、働き方改革担当である若手のKさんに尋ねてみました。

働き方改革PJの目的と実施内容とは？

そもそも、働き方改革プロジェクト（PJ）のミッションとは何でしょうか。


✔業務の効率化

✔社員が通いたい・働きたいオフィス作り

「つまりは会社の構造改革です。PJが始まった頃は女性の活躍促進をめざしており、まずは来客時のお茶出しを廃止しました。また、会議室の施錠管理や管理簿記載・保管対応の廃止、オフィス引越しの際には本社のペーパーレス化を推進、ABW（※）を意識したレイアウトにしましたね」と、Kさん。

※ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）：働く人が自由に作業できる場を選べるワークスタイル

リモートワーク環境を整えても出社してしまう理由

では、コロナ禍で働き方改革の一環とされた「リモートワークの推進」はスムーズに実現できたのでしょうか。

Kさん曰く、「それが、そうでもないんです（苦笑）。まだデスクトップPCを使っている社員が多く、セキュリティも厳しくしていたため、在宅勤務の環境を早急に作り上げるのは困難でした」
それでも、コロナが拡大して予断を許さない状況になり「ノートPCに切り替えたり、私用PCや自宅無線LANの利用などができるように環境を見直すことで在宅勤務を可能にしました」

しかし、環境を整えたにも関わらず社員が出社してしまうという状況が続いたといいます。
「コミュニケーションを取るためには顔を合わせるというこれまでの習慣と、ペーパーレス化が追いついていない業務があったのが出社を促す原因になっていました」

コロナ禍で推進した主な働き方改革

そこで、コロナ禍でKさん達は以下のような働き方改革を推進しました。


✔Zoomを使ったオンラインミーティング

✔電子印鑑システムのテスト運用

✔月次朝礼のオンライン配信　など


特にKさんが力を入れて取り組んだのは「Zoomを使ったオンラインミーティング」でした。

「新しいものに不安を抱いたり、興味がない人もいました。だからこそ、私たちが社員を巻き込んで使用感を伝えていくことが重要だと。特にITを毛嫌いしていない方、またリテラシーが高い人を見つけ、些細な打ち合わせや会議に利用していただく。そうやって多くの人がZoomに触れる機会を増やしていきました」

また、「役員や管理職に有料アカウントを割り当てることで必然的に会議の開催者となり、ベテラン社員のITリテラシー向上につなげ、『上司が使ってるなら…』と社員の意識を高めました」

そしてKさんが最も力を注いだこととは？

「新しいものに触れる不安を解消したいと、初心者でも操作できるようなマニュアルを作成しました。そして、社員から問い合わせがある度にマニュアルに追記して社内通知をすることで、多くの社員に目を通してもらい、Zoomがより身近なものになっていったと思います」

まとめると、社内でZoomを積極的に利用してもらうための工夫は以下の2点でした。


✔社内のITリテラシーが高い人にZoomを積極的に活用してもらう

✔丁寧なマニュアルを作成する

リモートワークの推進で働き方改革担当が学んだこと

実際に社員からは「Zoomの操作ができるようになった」「新しい機能を知ることができた」というような反応があったとか。マニュアル作りには相当の時間がかかったようですが、Kさんの熱い想いが社員の皆さんに伝わったのでしょう。

また、「比較的セキュリティに厳しい当社でもZoomは安心して利用できています。出張が制限されている今も、全国にいる社員と簡単につながれるようになりました。現在ではZoomの心地良さから抜け出せないくらい若手からベテランの方まで積極的に利用しています。Zoomが定着したことで、リモートワークも認知されてきたと感じますね」とも。

最後にKさん曰く、「Zoomのような良いツールやサービスの良さを伝えることはできても、必要性を感じてもらうのは難しいと実感しました。ですので、まずは自分で使い、人を巻き込んでみること。私は今、“バーチャルの人じゃないか”と言われるくらいリモートワークを続けていて、それでも仕事ができるのだと思ってもらえるのが目標。これも働き方改革の一環です（笑）」

働き方改革に今日もリモートで励むKさん。良いツール・サービス選びをはじめ、社員に伝える努力、他の社員を巻き込むことも重要なポイントとなるようです。

しかし、一人で考えないといけないようなケースでは、他者（他社）に相談するのも一つの手段です。

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【ジェイエスキューブ社員ファイルVol.3】

Kさん（30代女性）

所属部署：企画部門（働き方改革プロジェクト）

趣味：絵を描くこと

最近の関心事：エシカルなモノ作り