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コミュニケーションがニューノーマルの鍵(企画部門インタビュー 後編)

前回(企画部門インタビュー 前編)はリモートワークで感じる不安を解消するための、業務報告の仕方についてお伝えしました。

今回は、日々のコミュニケーションも工夫することで、より働きやすい環境と生産性向上を実現した術をお伝えします。


これを読めば、

  • リモートワークで孤独や不安を感じている
  • 働き方改革と生産性を同時に満たすのは難しいと感じている
  • チーム内コミュニケーションがどうもうまくいかない

という方も、安心してリモートワークで働き方改革に取り組めること間違いなし!

それではどうぞ!



目次[非表示]

  1. 1.仕事のコツは、日々の信頼関係にあり!
    1. 1.1.ブレストを使ったコミュニケーション
    2. 1.2.1on1でフォローアップ相談
    3. 1.3.信頼関係を生むには、まず相手を理解すること


仕事のコツは、日々の信頼関係にあり!

ブレストを使ったコミュニケーション

 進捗状況の共有だけだとコミュニケーションは少し不十分と感じる方も多いのではないでしょうか。私たちの部ではもうひとつ、コミュニケーションの手段としてブレスト(ブレインストーミング)を取り入れています。開催は週1回、メンバーの1人がテーマを決め、そのテーマに基づきメンバー全員で自由にアイデア出しを行っています。アイデア出しの手法として広く定着しているブレストですが、私たちの部では少し色合いを変えています。ブレストというと、業務改善や新規事業といった仕事よりのテーマについてアイデアを出し合い、落とし込みをしていくイメージがありますが、すべてのアイデアについてそこまで重く考えることはしません。ブレストの良い点として「否定しない・反対しない」ことをルールとして、チーム内コミュニケーションを活性化させる目的で時には雑談を交えながら行うブレストは、仲間の意見や考え方がわかることはもちろん、結果として自分の業務へのヒントをもらえることも多々あります。これは、部下だけではなく、上司の方も含め自由闊達な意見を出し合う場として理解が必要になります。どう進めればよいのか、どんなテーマ設定をすればよいのか、相手のアイデアを否定せずにどのようにアイデアを膨らませていけばよいのか、試行錯誤が続く中で雰囲気づくりもでき、お互いの理解を深める場となりました。

 そのブレストに欠かせない存在となっているのが「Box Notes」です。Box Notesは、複数人で同時編集できるメモ帳ツール。参加メンバーが自由に意見やアイデアを書き入れることにより、終始様々なアイデアが見える化されるため、アイデア同士を組み合わせたさらなるユニークなアイデアの創出が可能となります。ブレストの課題点として、話し手が偏ってしまうケースもあります。また他の方が話しているときにふと思いついたアイデアも聞いているうちに忘れてしまうなんてこともあります。話しをしているところを遮ることなく、話を聞きながら思いついたことをリアルタイムにメモし共有することでより全員参加型の活発な意見交換ができるようになり、話づらいストレスも解消されてきました。お互いがリモートで物理的に離れているにも関わらず、まるで会議室に集合し、ホワイトボードを使ってアイデア出しを行っているような感覚です。ブレストは業務で固くなりがちな頭を柔らかくし、メンバーとのコミュニケーション活性化やチームワークの強化、ひいては業務へのヒントをもらう場になるなど、とても役立っています。


1on1でフォローアップ相談

 リモートワークでは「上司にいつ相談していいか分からない」という悩みを持つ人も少なくありません。そこでおすすめなのが上司と部下が定例で行う1on1のオンラインフォローアップ相談です。ここでポイントとなるのが定例にすることです。例えば、1週に1回や2週間に1回など数か月先の予定を組んでしまいます。先に予定を入れてしまえば、他の予定を気にすることなく同じ曜日の同じ時間で一括登録できるため手間もありませんし、上司の方も1on1が習慣化してくるでしょう。上司の方が率先して声をかけるのがよいのか、部下の方が予定を組むのがよいのかは、「その人次第」になるかもしれません。少なくとも、定例であれば「いつ相談したらいいか分からない」ことがなくなり、1on1のときに進捗確認できる、または相談できるというお互いにとって安心感が生まれます。前回の記事で、定期的に顔を合わせる場を作ることの必要性についてお話しましたが、メンバー全員が参加する会議では相談しづらい個人的なタスクのことであったり、ビジネスチャットでは伝えるのに躊躇ってしまうことでも、1on1であれば気軽に話すことができ、また表情や話し方から微妙なニュアンスを感じ取ることができます。お互いが課題認識の相違なく業務を進めることができるでしょう。


信頼関係を生むには、まず相手を理解すること

 リモートワークで業務をスムーズに進めて行くためにはメンバーの性格や持ち味、得意分野を知ることも大事なことです。信頼関係を構築する上で、お互いを理解し合うためにも実は雑談が大切なコミュニケーションとなります。また、雑談は孤独になりがちなリモートワークでの気分転換や、相手との心理的な距離を縮めることにも役立ちます。「仕事に関係のない話」と定義されがちですが、気軽に話しができない相手と仕事の話をするのは精神的に疲れますし、そもそも意思疎通が図れているとは言えないと感じます。

 とはいえ、リモートワーク中に雑談をすることを躊躇ってしまう人は多いのではないでしょうか。そこで、雑談をすることを躊躇わないように、あらかじめビジネスチャットの中に「雑談」の項目を設けて誰でも好きなときに発信できる仕組みづくりなども必要です。雑談によるリモートワークでの気分転換と、雑談から生まれるアイデア、それにより生まれた信頼関係は結果的にチームの生産性を高めることに繋がります。

 リモートワーク開始から約1年、このような取組みを続けていくうちにリモートワークによるコミュニケーションへの不安や孤独感もいつしか消え去り、リモートワークでも安心してメンバーの一員として業務を遂行することができるようになりました。何が正解かはわかりませんし、もっと良い方法や違った方法があるかもしれません。そういったこともこのメンバーでまずはやってみることで常に挑戦し、改善していく姿勢や意識が芽生えてきたと思います。今では出社していた頃とチームメンバーとの距離感は変わらず、相談もでき、雑談もでき、意見も言い合える、変わらぬ信頼関係を保っていると思いますので、今後も働き方改革、私たちのニューノーマルを作っていきたいと思います。


【ジェイエスキューブ社員ファイルVol.4】

Nさん(30代女性)

所属部署:企画部門

趣味:ダンス、映画鑑賞

最近の関心事:巣ごもり美容


その他、社内活性化を実現したツールの社内活用事例についてご紹介します。

参考:【DX実現!】働き方改革のBox仕事効率アップ術(基礎編)社内活性化




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