新型コロナウイルスの影響により、急遽始まったリモートワーク。これまでの出社・通勤といった場所や時間の制約がなくなることで、ワークライフバランスの充実や時間の有効活用によりストレスのない仕事、さらには生産性アップ、といったコメントを目にする機会も多く感じます。一方で、コミュニケーションに不安を抱いている方や孤独感を感じている方も急増しています。

当社もリモートワーク開始当時は職場で仕事をすることと、リモートで仕事をすることで「変わるものが何か」が分からず、チーム内のコミュニケーションも手探り状態でした。フレックス制度の活用により出社時間をずらすこと、出社を極力控えることを目指し、そのために変わることへの手当はできておらず、現に私も漠然とした不安や孤独を感じている１人でした。

開始から約１年経った今、ほぼほぼリモートワークしているにも関わらず、毎日出社していたときと変わらないチームメンバーとの距離感を保っている部内コミュニケーション方法をご紹介します。

リモートワークによる漠然とした不安の正体

まずは定期的に顔を合わせる

リモートワークによるコミュニケーションの不安と共に訪れるのが孤独感。実際に私も出社をしないことによる不安や孤独感の中で、組織の中での役割や存在意義の薄れ、果たして貢献できているのかと頭を悩ませた時期がありました。
リモートワークで感じる不安の上位3つに、“自分がさぼっていると周りに思われていないか”、“自分の仕事の質や生産性”、“重要な情報を知ることができない”、というアンケート結果がありました。職場の席にいると聞こえてくる周りの話声であったり、横に上司がいることでいつでも話かけられる機会があったり、周りの方の目の届くところで仕事をする、という環境に、意外と依存していたのかもしれません。積極的に関わる機会を作らなくとも結果として関わる機会がそこにはあり、その機会を自身で作り出す必要もあるリモートワークにおいては、人との関わり方が大きく変わります。リモートワーク開始当初は、個人ワークだと業務中に誰とも話さず１日が終わる・・・なんてこともあったり。
そんなときにその不安と孤独感を和らげてくれたのが「Zoom」を活用したオンライン会議です。

リモートワークになってからM365のビジネスチャットTeamsで上司に業務相談や報告をしていましたが、文字だけでは伝えきれないことを日々感じていました。やはりメンバーの顔を見て毎週行うオンライン会議では、悩んでいることを気軽に相談できたり、今まで会社で見ていた仲間の笑顔が見えたりと、オンラインで会える喜びや、チャットでの「文字」からは得られない安心感がありました。孤独だったリモートワークにおいて、自身が「会社や部署に帰属している」という実感が得られたのもオンライン会議です。

手間を惜しまずタスクと課題を共有

最初は週に一度、「Zoom」を活用してお互いの進捗状況を報告していましたが、より分かりやすくするためにメンバー全員で入力したガントチャートを「Zoom」の”画面共有“で共有しながら報告する運用に変更しました。メンバーが今何をしていて、どんな課題があり、いつまでにやらなければならないかが明確に認識できるようになったため繁忙期をお互いに理解し、「大変だったら手伝うよ」と声を掛け合うことができるようになりました。余裕がない時期に、大変だということをメンバーが知ってくれていることや、優しく声を掛けてくれることで孤立せず、精神的にとても支えられました。

ガントチャートは各自でこまめに更新しているのでリモートワークでよく囁かれている「相手が何をしているかわからない」ということもなくなりました。また自分のタスクをしっかり伝えることで理解をしてもらえているという安心感や、自分のタスクがチーム目標のどのパーツを担っているのかをイメージすることができます。タスク管理の更新は慣れるまでは作業負担もありますが、個々のタスクだけを見ると視野が狭まり、結果として手段と目的をはき違えることにもなります。タスクを頭の中だけで抱え込むのではなく、見える化して常にチーム目標と合わせて全体で共有することは、目的意識を再認識できる良い機会だと感じました。

具体化して上司の期待値を探る

タスク報告と課題について相談をするときは具体的に伝えるようにしています。それは、漠然とした伝え方になってしまうと、相談された上司も漠然とした回答しかできないため、課題の解消につながらないことが想定されるからです。具体化することによって、お互いにはっきりとイメージ合わせができること、また、具体化することで上司が期待するポイントも見えてきます。せっかくタスクをこなしたと思っても、上司の期待するものでない、もっとラフでよかったのに、みたいなことって仕事上でよくあると思います。そういったズレは、リモートワークでは結構なダメージになるんです。自分の思い込みで進めるのではなく、相手の期待値をまず知ること、そこに自分の仕事の質や自分なりのポイントを付与することで、より良い仕事ができると思っています。

リモートワークは単に場所が変わっただけではなく、職場で働く環境とは全く異なることに気づき、行動を変えることで漠然とした不安を解消することができました。ニューノーマルな仕事の仕方を見つけていく過程では、コミュニケーションの仕方や内容も変えていく必要があることにも気づきました。
後編は、業務報告だけではなく、変わることで気づいた日々のコミュニケーションの仕方について工夫した点をお伝えします。

前編をお読みいただきありがとうございました！

後編：コミュニケーションがニューノーマルの鍵（企画部門インタビュー 後編）