働き方改革やテレワークの推進で、ワークスタイルの変革が迫られています。クラウドストレージ「Box」で日々の業務はどう進化するのか？Boxだからこそ実現できる革新的なナレッジマネジメントを紹介します。

社内ナレッジ活用を高める情報インフラ「Box」

企業に眠る「情報」は最重要財産です。しかし、社内ナレッジとしてうまく活用できていない企業も少なくないのが現状です。私たちもさまざまな中小企業の情報インフラ改革をお手伝いしてきましたが、顧客情報、エリアごとの市場分析データ、業務効率マニュアル、調査報告書等々の貴重な情報が、日々の業務に埋もれ、担当者が入れ替わるたびに手つかずとなり、「情報」という財産が社内で活用されず眠ってしまっているという残念な状況を目の当たりにしてきました。

しかし、Boxで情報へのアクセサビリティがぐっと高まることで、過去の実績や顧客情報等の社内共有がスムーズになり、業務の効率化や顧客対応などが大幅に向上するのです。Boxは企業が有する情報、個々の社員がもつノウハウや経験の知的資産の共有・活用を図るナレッジマネジメントに欠かせない情報インフラなのです。そこで今回は、Boxを使ったファイルの「共有・整理・検索」テクニックをご紹介します。

①   クラウドストレージ時代のフォルダ構成の超・基本ルール

クラウドストレージ「Box」でも、個々のPC上のローカルドライブでも、ファイルを管理・整理するうえで頭を悩ませるのは「フォルダ構成」ではないでしょうか。組織別にフォルダを分けたり、業務別や自身のタスク別にフォルダを分けたり……それぞれの基準でファイルを整理整頓していることと思います。

クラウドストレージの時代に移行すると、社内共有のみならず、社外のクライアントや協力会社とのファイル共有も当たり前になってきます。いかに誰もがわかりやすく、情報漏洩リスクの低いフォルダ構成をつくるかが重要になってきます。

当社での「Box」のフォルダ構成をご紹介します。まずは「社内」と「社外」でフォルダを大きく二つに分けます。社外共有も可能な「Box」ですが、社外秘の情報まで間違って連携してしまえば、情報漏洩につながります。社内、社外としっかりアクセス可否を分けたフォルダをつくっておくことは基本中の基本です。

②   Boxを使えば、こまかなフォルダ構成はもう必要ない！

では、業務別のフォルダやタスク別の「フォルダ構成」はどのように作成すればいいでしょうか。じつはBoxの場合、そこまで細かいフォルダ構成は必要ありません。なぜなら、Boxは検索性が非常に高く、柔軟かつ的確にフォルダサーチやファイル検索ができるからです。

ファイルアクセスをよくしようと、細かくフォルダ構成をつくっても、かえってフォルダが増殖しすぎて、一つひとつ開けていくのが大変な手間となった経験はありませんか？

そう。フォルダ構成は頑張れば頑張るほど、「このフォルダ名、なんだっけ？」「最新版はどこ？」と“フォルダの迷路”に迷い込んでしまう可能性が高いのです。たかがファイル管理とあなどることなかれ。日本のビジネスマンは年間で約150時間“探し物”に時間を費やしているという調査報告もあるのです。

ファイルアクセスを高めるコツは、フォルダ名やファイル名の付け方（命名）のルールを決めることです。チームメンバー全員が、ファイル名を見てその内容を正しく想像できるようになれば、作業効率は確実に上がります。ファイル構成をシンプル化する最低限の基本ルールは下記の通り。

【ファイル構成の基本ルール】

●フォルダは３階層までと決める

●ファイル名は内容を明記する

●日付の入れ方を統一する

では、ルールに則ってBoxでフォルダ構成をつくってみましょう。フォルダは「組織名＞業務名＞タスク名」などと３階層まで。その先は、ファイル名に日付、内容を明記しておきます。

【フォルダ名】第1営業部＞新規開拓＞法人訪問営業リスト

【ファイル名】2021_04_法人訪問報告会議

あるいは、

【フォルダ名】第1営業部＞新規開拓＞法人訪問営業リスト

【ファイル名】法人訪問報告会議_2021_04

こうしておけば、年度月からでも、会議名からでも、どちらからも検索が可能になります。自身の見やすさを考えて、コレクション機能（基礎編-2）で、会議名でのグループ化も、年度別のグループ化もできます。

③   必要なファイルがすぐ見つかる「検索機能」

このようなシンプルなファイル構成で事足りる理由はBoxは「検索機能」がすこぶる優秀で、必要なコンテンツを迅速かつ簡単に探し出せるからです。

検索したいコンテンツのキーワードを検索バーに入力すると、ドロップダウンメニューに検索候補が表示されます。

さらに「検索フィルター」を使ってファイルの種類、作成日、作成者から候補を絞り込こめます。検索を実行すると、ドキュメント内のテキストからコンテキスト（コメント・説明・メタデータなど）まで検索されます。もちろん、すべての検索結果を表示した後に条件で絞り込むこともできます。

どのファイルに該当する情報があるか見当がつかないときは、キーワードとなるワードで検索できます。

例えば、「マーケティング　AND  業種別」と入力すると、両方のキーワードを含む項目を検索します（AND検索）。あるいは、OR検索（いずれかのキーワードを含む）、NOT検索（2番目のキーワードを含まない）も可能です。さらには二重引用符 (“ “) を打ち込むと、このキーワードに完全に一致する項目を検索します。もちろん、検索クエリの保存も可能です。

リモートワークに対応するセキュアなクラウドストレージ「Box」

リモートワークで働く場所が多様化する今、情報セキュリティの高いクラウドストレージの導入は必須となります。

Boxは全世界で約97,000社（フォーチュン500の約68%の企業）、日本国内でも約7,300社が利用している、世界No.1のファイル共有システムです。ISO27001やFedRAMPのセキュリティに関するさまざまな国際規格に準拠しており、NASAや米国国務省などの政府機関にも広く採用されています。

さらに、Boxがすぐれているところは、これまでお使いのWindowsのエクスプローラやMac Finderから簡単操作できること。今までのPCの知識で十分使いこなせることです。

まずはBoxについて詳しい 資料をチェック してみませんか？　

ジェイエスキューブなら「必要な機能に絞って導入したい」というスモールスタートから対応可能です。当社が支援した業態ごとの導入事例は こちら でも紹介しています。データ移行から業務フロー変更、社内教育に至るまできめ細かな導入支援で、中小企業の情報インフラ改革をお手伝いします！

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